E-Defter ve E-Fatura Geçişinde Nelere Dikkat Etmeli?
Geçiş yalnız bir yazılım tercihi değil; mali mühür, arşivleme düzeni ve muhasebe akışının birlikte kurgulanmasıdır.
E-defter ve e-fatura uygulamalarına geçiş, çoğu işletmenin gözünde bir yazılım seçimi olarak görünür. Oysa geçiş, belge akışının, arşivleme düzeninin ve muhasebe iletişiminin birlikte yeniden kurulmasıdır. Yazılım bu düzenin yalnız bir parçasıdır.
Zorunluluk Kapsamının Tespiti
Sürecin ilk adımı zorunluluk kapsamında olup olmadığınızın tespitidir. Kapsam; ciro, faaliyet konusu ve bazı sektörlere özel düzenlemelerle belirlenir ve zaman içinde değişir. Zorunluluk doğmadan gönüllü geçiş yapmak da mümkündür; birçok işletme için belge takibini kolaylaştırdığı için tercih edilir.
Mali Mühür ve Başvurular
İkinci adım mali mühür ya da elektronik imzanın temini ve başvuruların tamamlanmasıdır. Mali mühür başvurusu ile teslim arasında bir süre geçtiği için, zorunluluk tarihine az kala başlanan geçişler sıkışır. Takvimi geriye doğru planlamak gerekir.
Entegrasyon Yönteminin Seçimi
Üçüncü adım, entegrasyon yönteminin seçimidir: portal üzerinden mi çalışılacak, özel entegratör mü kullanılacak, yoksa doğrudan entegrasyon mu kurulacak. Bu tercih fatura adedine, mevcut ön muhasebe programına ve iç ekibin kapasitesine göre değişir.
Arşivleme Yükümlülüğü
Geçişte en sık atlanan başlık arşivlemedir. Elektronik belgelerin yasal saklama süresi boyunca, istendiğinde ibraz edilebilir biçimde saklanması gerekir. Sadece entegratörün panelinde durması yeterli bir arşiv düzeni sayılmaz; kendi kopyanızın da düzenli alınması beklenir.
İç Akışın Yeniden Kurulması
Son olarak iç akışın yeniden yazılması gerekir: faturayı kim kesecek, iptal ve itiraz süreci nasıl işleyecek, gelen belgeler muhasebeye hangi sıklıkla aktarılacak. Bu düzen kurulmadan yapılan geçişlerde belge kaybı ve mutabakat sorunları çıkar.
Geçiş sürecini baştan sona birlikte planlıyor, kapsam tespitinden arşiv düzenine kadar her adımı sizin yerinize takip ediyoruz.
Bu konuda sık sorulanlar
Mali Müşavirlik Hizmetleri başlığında en çok aldığımız sorular.
Defterlerimizi devretmek ne kadar sürer?
Devir süresi, mevcut kayıtların düzenine ve dönemin hangi ayında olduğunuza göre değişir. Genellikle bir hesap dönemi içindeki kayıtların aktarılması, açılış bakiyelerinin mutabakatı ve e-defter tanımlarının güncellenmesi adımlarını izler. İlk görüşmede mevcut durumunuzu inceleyip size özel bir takvim çıkarıyoruz.
Belgeleri nasıl iletiyoruz?
Belgelerin büyük bölümü e-fatura ve e-arşiv üzerinden sisteme doğrudan düşer. Kâğıt belgeler için ise dijital olarak paylaşabileceğiniz bir akış kuruyoruz. Amaç, ay içinde biriken evrakın ay sonunda toplu biçimde değil, oluştukça kayda girmesidir.
Beyannameyi görmeden onaylamak zorunda mıyım?
Hayır. Beyannameler tahakkuk ettirilmeden önce tarafınıza iletilir; tutarları ve dayanaklarını görüp sorularınızı sorduktan sonra onay verirsiniz.
Mevzuat değişikliklerini nasıl takip ediyorsunuz?
Faaliyet alanınızı ilgilendiren düzenlemeleri izliyor, sizi etkileyen bir değişiklik olduğunda yürürlüğe girmeden önce bilgilendiriyoruz. Böylece uyum için gereken hazırlığı son güne bırakmamış olursunuz.